ordina.documenti l'applicativo "tutto in uno" per la digitalizzazione e la gestione delle pratiche edilizie cartacee

ordina.documenti è la soluzione completa in Cloud, per Comuni/Enti, per la gestione delle domande di accesso e la digitalizzazione "tutto in uno" delle Pratiche Edilizie. Dalla domanda di accesso agli atti alla ricerca in archivio della pratica, dalla catalogazione alla scansione e digitalizzazione, dalla verifica del pagamento dei diritti alla gestione delle autorizzazioni, dalla comunicazione di autorizzazione o diniego alla consegna e alla consultazione telematica della pratica. L’applicativo, in funzione da più di sei anni, risulta apprezzato dagli ordini professionali e dagli operatori dei Comuni/Enti Clienti. Collegati a ordina.documenti per vedere i Comuni che già utilizzano il nostro applicativo. Inizia ora a digitalizzare e gestire le pratiche edilizie pregresse con ordina.documenti, la soluzione “tutto in uno”! Scopri maggiori dettagli e funzionalità

Con ordina.documenti
• gestisci in modalità semplice, completa ed automatica on line tutte le richieste di accesso agli atti delle pratiche edilizie pervenute all’Ente da parte dagli Utenti tramite il portale Cloud dedicato ordina.documenti
• ricerchi una pratica in archivio, cataloghi, scansioni e digitalizzi le pratiche on line, che vengono ricompattate in automatico in unico file PDF/A protetto
• incassi i diritti, differenziati per richiesta ordinaria o urgente, anche tramite pago PA
• archivi, gestisci e salvi il file dell’intera pratica direttamente in Cloud
• autorizzi o neghi la richiesta comunicando in automatico all’Utente, tramite e-mail, l’avvenuta messa a disposizione del file per la visualizzazione della pratica sul portale
• gestisci gli account degli utenti e i relativi profili
• gestisci la scheda di catalogazione della pratica direttamente on line
• visualizzi il file delle pratiche sia in versione originale che revisionata da rilasciare all’utente
• geolocalizzi e visualizzi con Street View, tramite l'integrazione Google Maps, l'esatta ubicazione del fabbricato
• gestisci e visualizzi tutte le fasi di avanzamento della richiesta nonché tutte le attività con i log di tracciabilità

Vantaggi per il Comune

• Ricognizione completa di tutte le pratiche
  permette di rilevare la consistenza effettiva delle pratiche, mantenendo la loro integrità nel tempo ed evitando perdite e manomissioni dei documenti.
• Eliminazione di tutti gli accessi agli uffici
  da parte degli utenti, perché il servizio viene svolto totalmente per via telematica.
• Ottemperare alla richiesta di digitalizzazio
  delle pratiche edilizie pregresse cartacee, ponendo eventualmente l’onere a totale carico dell’Utente richiedente.
• Liberare gli spazi negli archivi
  ad avvenuta scansione perché non vi è più la necessità di tenere gli archivi in linea.
  Pertanto le pratiche edilizie già scansionate, gestite con la procedura ordina.documenti, possono essere anche conservate in contenitori chiusi e depositate anche presso terzi.
• Digitalizzazione Pratiche "a costo zero"
  Il servizio può essere demandato anche a terze aziende in Service o Outsourcing affidando loro
  in concessione l’incasso del costo del servizio.
  Tale soluzione consente al Comune/Ente di ottenere la digitalizzazione della pratica edilizia "a costo zero".

Servizi aggiuntivi

• Ordinadocumenti Service
  Consente di delegare a terzi (Service) il servizio ritiro/consegna programmato, la catalogazione delle pratiche da scansionare e digitalizzare rendendo il file disponibile da subito sul portale ordina.documenti, l’applicativo che consente anche la catalogazione simultanea on line delle pratiche relative alle richieste di accesso agli atti non pervenute tramite il portale.
  Resta sempre di competenza del Comune l’autorizzazione o diniego per la messa a disposizione del file all’utente.
  Al Service può essere anche delegato, in concessione, l’incasso degli oneri e diritti, liberando il Comune/Ente da qualsiasi incombenza e senza alcun costo ed ulteriore onere a carico.

• Ordinadocumenti Out
  Servizio completo in Outsourcing con il quale tramite il portale ordina.documenti. oltre ai servizi indicati nel “ordinadocumenti Service” viene anche trasferito l’archivio fisico delle pratiche presso il nostro magazzino, certificato dalla Soprintendenza dei Beni Culturali, dai VV.FF  e ISO 9001:2015. Il servizio può essere anche a costo zero per il Comune/Ente.

• Ordinadocumenti Gepred
  Il mero servizio di scansione delle pratiche edilizie previa catalogazione e classificazione delle stesse prima della scansione e digitalizzazione.
  L’attività viene svolta presso la sede del fornitore tramite scanner professionali. I ritiri e le riconsegne programmate (costo non compreso nel forfait proposto) dei faldoni contenenti le pratiche edilizie avverrà tramite distinte dettagliate ed in massima sicurezza. Il file prodotto sarà un unico PDF/A nominato con il numero attribuito al momento della catalogazione e conterrà la cartellina, le tavole, i documenti, le foto, ecc.
  Il costo a forfait del servizio, indipendentemente dalle dimensioni e contenuto dei documenti presenti nella pratica, è di Euro 7,90 + Iva, per un minimo di n. 300 pratiche.

Licenza d'uso e certificazioni

La struttura di ordina.documenti è sviluppata integralmente su base Open Source per garantire la massima interoperabilità con altre piattaforme ed è utilizzabile con qualsiasi sistema operativo, accessibile da desktop e mobile e risponde pienamente ai criteri di accesso e trasferibilità dei dati proprietari in conformità con il GDPR.
    
L'Applicativo in Cloud ordina.documenti è il risultato di oltre 5 anni di utilizzo e aggiornamento costante, è un prodotto 100% Made in Italy ed è stato progettato e realizzato integralmente dalla nostra società Gestioni Doc Srl.
 
Gestioni.Doc Srl oltre al rilascio della licenza d’uso della webapplication in Cloud ordina.documenti, si fa carico della gestione della intera infrastruttura comprendente la gestione degli archivi e conservazione (file e dati) nonché dei movimenti, delle comunicazioni, del tracciamento delle attività e dei log operatore.

L'applicativo ordina.documenti ha ricevuto la qualificazione da parte dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID). Qualificazione visibile tramite il seguente link: https://catalogocloud.agid.gov.it/service/2840

 Costo della licenza d’uso
Il costo annuale della licenza d’uso dell'applicativo ordina.documenti

• fino a 10.000 pratiche, è pari ad € 2.700,00 + Iva
• fino a 30.000 pratiche, è pari ad € 3.500,00 + Iva

Per quantità superiori a 30.000 pratiche viene rilasciato preventivo personalizzato.
    
La licenza d’uso di ordina.documenti è presente in Mepa – Acquistinretepa con il codice prodotto: ORDINADOCUMENTISW